Groot of klein? Automatisering is voor elk bedrijf een plus

Bankafschriften verwerken, facturen opstellen, aanmaningen verzenden… Hoeveel van het werk in je bedrijf draagt echt bij aan je business? Met automatisering maak je een einde aan repetitief werk en ga je slimmer om met je tijd. Zo begin je eraan.

Voordelen van automatisering


Automatisering, is dat niet alleen iets voor multinationals? Toch niet: zelfs de kleinste onderneming plukt de vruchten van een geïntegreerde en geautomatiseerde administratie.

Een aantal voordelen op een rijtje:
• Je bespaart tijd.
• Je loopt minder kans op fouten.
• Je voert verbeteringen sneller door.
• Je vindt alle info centraal én digitaal.
• Je trekt rapporten in een vingerknip.
• Je organisatie werkt efficiënter en sneller.
• Je krijgt beter inzicht in bedrijfsprocessen.
• Je linkt je software veilig met je bank en maakt hem ook toegankelijk voor je boekhouder.
• Je verliest geen tijd met het beheer en onderhoud van je systeem.

Met automatisatie blijft je overzicht bewaard. Je legt gemakkelijker verbanden, genereert snel rapporten en gaat aan de slag met nieuwe inzichten. Zo onderscheid je je pas echt van andere ondernemingen.

Automatisering op elke afdeling

Maakt automatisering echt het verschil voor jouw bedrijf? Bekijk eens wat het betekent voor je personeelsdienst, marketingafdeling of boekhouder.

1. Personeelszaken automatiseren: iedereen op de hoogte
Werknemer ziek? Dan valt er genoeg te regelen. Een geïntegreerd systeem neemt je dat werk uit handen:
• De pechvogel zet zijn afwezigheid zelf in het systeem.
• Het systeem brengt zowel de collega’s als leidinggevende op de hoogte.
• De leidinggevende ontvangt twee dagen later een reminder om de afwezige even op te bellen.
• Bij langdurig verzuim krijgt de dienst preventie en bescherming automatisch een melding.

Persoonlijke aanpak

Automatisering doet je niet alleen efficiënter werken, het maakt je aanpak ook persoonlijker. Stel bijvoorbeeld een reminder in voor de verjaardag of het jubileum van een medewerker of zakenpartner. Met een persoonlijk berichtje zet je het menselijke karakter van je bedrijf in de verf. Zulke mails kun je trouwens ook automatiseren: volledig op maat van je contact.

2. Boekhouding automatiseren: tijd winnen
Boekhoudsoftware biedt je alle voordelen van een digitaal klantendossier:
• Je voert basisgegevens maar één keer in.
• Het programma werkt de data automatisch bij.
• Je collega’s hebben toegang tot actuele info.
• Je gebruikt één klantendossier voor verschillende diensten.
• Het systeem genereert je facturen automatisch.
• De software spoort problemen op en signaleert ze.
• Met een bankkoppeling werkt het programma transacties automatisch administratief bij.
• Je maakt en verstuurt digitale btw-bestanden in een paar klikken.

3. Marketing automatiseren: juiste boodschap op juiste moment
Automatisering geeft je inzicht in de customer journey van je prospects. Data uit het verleden helpen je om gerichte acties op te zetten en je klanten of prospects op het juiste moment te contacteren. Bijvoorbeeld via een geautomatiseerde en gepersonaliseerde e-mail.

Zo begin je eraan

Klaar voor die automatische workflow? Hou rekening met deze tips:
• Bepaal eerst wat je bedrijf nodig heeft: welke repetitieve taken kun je automatiseren? Denk aan:
– Facturatie en btw-aangiftes
– (Commerciële of financiële) administratie
– Vastleggen van crm-informatie, offertes, contracten, incidenten
• Leer van anderen, bijvoorbeeld van partners of bedrijven uit jouw sector. Zo hoef je niet van nul te beginnen.
• Maak automatisering aantrekkelijk voor je collega’s: toon hoe het je bedrijf succesvoller maakt en werk vergemakkelijkt.
• Automatiseer de eenvoudigste (en saaiste) taken en processen eerst: bijvoorbeeld data-invoer waarbij de kans op menselijke fouten groot is.
• Begin klein: focus op die zaken die het meest gebaat zijn bij automatisering.
• Documenteer je vooruitgang, investeringen en resultaten.
• Vier kleine en grote successen met je medewerkers.

Meer weten?

Heb je vragen over automatisering? Stuur een mail naar info@afas.be, bel ons op 015 28 19 10 of vraag een demo aan.